Envie de participer ?

Des RENCONTRES RANDONNEE pour découvrir

OBJECTIF :

- faire découvrir de nouvelles régions par la pratique de la randonnée.

- de solliciter et d'encourager des charges d'itinéraires à proposer de rencontres innovantes.

- d'accueillir de nouveaux marcheurs afin d'assurer l'avenir de l'association (voir les conditions)

L'organisation des rencontres randonnée permet d'assurer des sorties entre membres et, de créer des liens afin d'organiser ensemble les activités du club, mieux l'on se connaît et, plus c'est facile de construire.

Vu l'engouement pour ce type de sorties, actuellement plus de 8 rencontres dans l'année, l'initiative doit être maintenue dans cet état d'esprit.

AVANT DE VOUS INSCRIRE, CONSULTEZ LES CONDITIONS DE PARTICIPATION et D'INSCRIPTION ci dessous

1er point : RESPECTER les conditions et les consignes, pour bien vivre votre RENCONTRE RANDONNEE.

INFORMATIONS :

1er - L'inscription à nos sorties vaut déclaration de bonne santé et d'acceptation des conditions d'organisation. Les consignes s'appliquent aux adhérents et futurs adhérents et tous autres personnes participant à nos sorties.

2ème - Participation : Chaque participant s'inscrit dans le cadre d'une démarche individuelle. On n'est pas organisateur de séjours.

3ème - Traitement de l'adresse Mail : Suite à la communication par les participants de leur adresse mail, lors de l'adhésion ou lors de l'inscription à des rencontres du club, les participants autorisent expréssement le club des Grisemottes à utiliser ces adresses pour de nouveaux contacts lors d'informations concernant la mise en place de nouvelles rencontres ou des contacts internes.

Le club ne peut être tenu responsable en cas d'utilisation usupatrice des adresses mail par des personnes ou organismes étrangers à l'association.

4ème - DROIT A L'IMAGE : Les membres adhérents inscrits autorisent le club et les ayants droits, tels que partenaires et médias, à exploiter les images audiovisuelles et photos sur lesquelles ils peuvent apparaître y compris les documents promotionnels et publicitaires afin d'assurer la promotion sur le site du club, ou effectuer un compte rendu. Le club pédestre des Grisemottes, organisateur de rencontres pédestres, n'est pas tenu comme responsable des photos, articles, images et films captés sur les organisations et diffusés par des tiers professionnels ou des particuliers.

PREPARER VOS RANDONNEES :

PRESENCE INDISPENSABLE pour tous les inscrits lors de la dernière réunion précédant le séjour. Pour mettre en place les PREPARATIFS (horaire départ, covoiturage, repas, etc.)

Votre inscription :

INSCRIPTION :

Pour les RENCONTRES RANDONNEE : l'inscription obligatoire sur le site par le formulaire remplissable directement, ceci pour avertir le chargé d'itinéraires.

Pour participer à une rencontre randonnée, il faut être adhérent du club des Grisemottes et accepter le règlement interne du club concernant l'organisation des sorties pédestres.

Les rencontres randonnée sont effectuées en gîte collectif , chambres de plusieurs lits ou dortoirs de groupe, le coût de l'hébergement est à la charge de la personne inscrite. En fonction du type de couchage, le coût d'une chambre peut varier (cas de demande de chambre pour un couple ou chambre individuelle, si possibilité) et le supplément est à la charge du participant demandeur.

Réservation effective après le retour du coupon d'inscription (en annexe pour chaque séjour) dûment complété et de son règlement.

L'inscription finale avec retour du coupon signé et du règlement, vaut déclaration d'acceptation des conditions d'organisation et participation et implique le respect de ces consignes.

Votre inscription ne sera validée qu'après réception de son règlement, aucun remboursement de l'acompte ne sera effectué après les réservations auprès de l'hébergeur.

Dans le cas d'inscriptions à plusieurs rencontres, veuillez adresser un chèque par rencontre.

Pour faciliter la gestion des inscriptions, premièrement, REMPLISSEZ OBLIGATOIREMENT sur le site le formulaire correspondant au rencontre randonnée, puis assister aux réunions permanences, cela permet de gérer les flux et vous permettra de savoir si votre inscription est validée ou pas. Les premiers inscrits seront retenus.

EFFECTUEZ rapidement votre réservation dès que l'évènement est affiché et que les tracts sont établis, cela permet aux charges d'itinèraires de faire rapidement les démarches pour les réservations des lieux d'hébergement et d'autres formalités.

Les sorties sont effectuées sous réserve du nombre d'inscriptions suffisant et en relation avec les prévisions de coût d'hébergement et de transport.

Modalités :

La PRISE des inscriptions se fait à partir de la date de la réservation du lieu d'hébergement,  lors des portes ouvertes, des réunions et de l'insertion sur le site du club. Parfois près d'un an avant.

Un acompte est demandé pour chaque réservation. Celui ci peut être encaissé en fonction de l'hébergeur ou rendu lors de la rencontre randonnée (si réglèment direct à l'hébergeur).

L'INSCRIPTION se fait sur le site du club, attendre validation du club, puis c'est la réception du règlement qui concrétise l'enregistrement définitif et, si place disponible qui finalise la participation.

Les confirmations de participation à un séjour se font souvent lors des réunions mensuelles permanences, afin de définir et de préparer la rencontre randonnée.

Les inscriptions se font par ordre d'arrivée chronologiquement. Les premiers inscrits ayant versés l'acompte de réservation seront retenus. Attention, les inscriptions se font souvent dès le jour des portes ouvertes et sont vite complètes.

ANNULATION de votre rencontre randonnée : Le montant total de l'inscription reste acquis au club si vous ne vous présentez pas le jour du départ. Si le désistement a lieu après la réservation auprès du gîte, les versements seront encaissés, sauf si celui qui annule trouve un remplaçant compatible. En cas d'annulation, de votre fait, quel qu'en soit l'objet, aucun report et remboursement ne sera possible. (Sauf quelques cas de force majeure, dûment justifiée au club par un certificat médical le plus rapidement et si l'hébergeur l'accepte).

Le club peut décider dans certains cas d'annulation d'accorder ou non le remboursement. En cas de remboursement, une retenue correspondante aux frais déjà engagés par le club est effectuée.

Pas d'assurance mise en place pour l'annulation des frais de rencontre randonnée.

En cas de force majeure, ou à la suite d'imprévus indépendants de la volonté du club, celui-ci peut modifier ou annuler la rencontre randonnée, sans en être tenu responsable.

Confirmation d'inscription validée lors de la réunion précédent le départ.

Pour tous les séjours, la licence FFRP en cours de validité est nécessaire (pour l'assurance), il est impératif de l'avoir sur soi.

S'inscrire rapidement car les participations pour ce type de rencontre sont très demandées.

Si les inscription sont COMPLETES, vous avez tout à fait la possibilité de vous inscrire. En cas d'un désistement d'un participant, nous vous préviendrons aussitôt pour votre inscription.

PARTICIPANT en attente : En cas d'un désistement d'un participant avant la semaine précédent la rencontre randonnée, vous pouvez être contacté en cas d'inscription en cours de validation et si vous souhaitez toujours participer.

Pour tous les rencontre randonnée, même si vous êtes inscrits lors de portes ouvertes ou lors d'une réunion, ENREGISTREZ VOUS sur le site avec le formulaire d'inscription qui se fait à partir de l'évènement à retrouver sur le calendrier, pour le suivi.

Sur le formulaire, des choix d'acceptation, d'option sont à remplir, bien les complèter, ceux ci déterminent les formules à retenir, en général, celles qui ont reçues le plus grand de voix

Ce formulaire d'INSCRIPTION permet aux chargés d'itinéraires de suivre la progression des inscriptions et facilite : la gestion des sorties, le choix pour des options du séjour . Il est indispensable.

Il permet aussi le SUIVI du nombre d'inscriptions visible en bas de page de l'évènement. Si vous êtes adhérent et avez votre identification sur le site du club, vous pouvez connaître les personnes inscrites. Il faut être connecté pour avoir ces informations.

Actuellement le PASSE SANITAIRE est nécessaire pour les inscriptions en rencontre randonnée en gîte.

Le participant doit :

Etre licencié au club des Grisemottes et avoir son assurance à jour pour la saison en cours.

Avoir participé à des sorties avec les marcheurs.

Doit se renseigner avant son inscription et le départ, sur la faisabilité de la randonnée : difficulté du parcours, dénivellé, temps de marche, horaire de départ le matin, etc...

Après son inscription : suivre l'évolution de sa participation en consultant le site règulièrement, pour différentes informations.

Etre présent à la réunion mensuelle avant la rencontre, pour recevoir les dernières consignes

Etre équiper correctement pour effectuer les sorties (chaussures de randonnée - gourdes - en cas - vêtements de pluie - sac à dos de contenance adaptée à la nature de la sortie - habits personnels et de rechange).

Connaître sa forme physique pour participer à une sortie. (différents niveaux selon le séjour), ceci afin de ne pas pénaliser le groupe.

Signaler les contre indications médicales ou régimes alimentaires particuliers (pour savoir si l'hébergeur peut intégrer la particularité).

Informer le chargé d'itinéraire de toutes les modifications ou ajustements concernant sa participation au rencontre randonnée.

S'adapter à la façon de conduite de la randonnée du chargé d'itinéraires, différente selon le cas et l'objectif de la rencontre randonnée.

Suivre les consignes du chargé d'itinéraires.

Respectez les différents codes (rural, route, etc)

Respectez les horaires qui se définissent en fonction de la saison, du temps de marche et des horaires imposés par le gîte.

Ne pas prendre contact directement avec le gérant du lieu d'hébergement, mais pour toutes demandes particulières, prendre contact avec le chargé d'itinéraires, qui effectue les démarches.

S'intègrer dans le groupe et accepter les différences pour la cohésion du groupe.

Le club se réserve le droit de modifier le règlement et les conditions de participations à la suite d'imprévus et d'élèments indépendant de sa volonté.

Pour la cohérence du groupe : pour une première participation à une rencontre randonnée il est recommandé de marcher une ou deux fois avant, avec certains marcheurs inscrits et si possible avec le chargé d'itinéraires, pour qu'il connaisse votre niveau et votre endurance. En tant que nouveaux participants de juger aussi du niveau de conduite des sorties randonnées proposé par l'accompagnateur, pour ne pas être déçu.

De plus, faire connaissance avec certains participants de la rencontre est toujours bénéfique.

Règles de BONNE CONDUITE

- Respectez les directives du chargé d'itinéraires et le groupe de randonneurs.

- Restez sur les sentiers et suivez bien les tracés balisés.

- Restez grouper pour éviter les attentes longues entre les différents niveaux des participants.

- Evitez d'utiliser les raccourcis, dégradation des sols, érosion.

- Signalez les abandons, les difficultés passagères (fatigue, faim, etc..) afin que le chargé tient compte de cet état de fait.

- En cas d'arrêt technique, signalez le fait.

- Ne pas quitter le groupe, pour prendre de l'avance ou pour arriver plus vite au point de départ. A tout moment, l'on peut emprunter un autre chemin.

- Attendre régulièrement les retardataires, ces séjours sont des sorties de groupe et l'on vit ensemble et partage les aléas.

- Etre respectueux envers les autres usagers (vététistes, cavaliers, coureurs, chasseurs, etc...).

- Soyez courtois avec les autochtones. Une parole, un geste, un bonjour sont des actes appréciès.

- Ne pas couper les fleurs, photographiez les et contemplez les.

- Ne pas cueillir les fruits.

- Récupèrez vos déchets et emportez les.

- Respectez les propriétés privées.

- Respectez la charte du gîte

- Etre discret

- Respectez la nature et l'environnement.

- Gardez les chiens en laisse.

- En période de chasse : prévoir des habits clairs ou un gilet jaune fluo.

Un bon équipement

Pour évoluer facilement sur les sentiers, il est nécessaire de :

- Porter des chaussures adaptées à la randonnée.

- Utiliser des bâtons de randonnée

- D'être correctement équipé pour affronter les conditions météorologiques

- Prendre un sac à dos adéquat

- Prévoir des habits de rechange

- Transporter une gourde d'eau et toujours quelques en cas, parfois le repas de midi.

Coût de la rencontre randonnée :

Une estimation du coût de la rencontre randonnée est mentionnée dans le texte de l'évènement et consultable. Ce coût peut être modifié en fonction de frais non prévus. La nature de la rencontre est définie : en hôtel ou gîte - Pension ou demie pension ou gestion libre.

Dans le cas de gestion libre ou parfois en demie pension si l'on utilise la pièce commune, certains produits sont à apporter (entretien, vaisselle, toilette, etc) et le nettoyage du local à effectuer aussi.

MODE DU REGLEMENT sur le lieu de la rencontre randonnée :

Normalement, le règlement se fait à l'hébergeur si ce dernier accepte cette condition. Prévoir espèces ou chèquier, car la carte bancaire n'est pas toujours acceptée. Parfois règlement possible en chèques vacances. Dans ce cas de mode de réglement, la restitution du chèque d'avance est faite.

Ou règlement par l'association et remboursement par chaque participant. Formule contraignante, les chargés d'itinéraires doivent essayer de négocier lors de l'établissement du contrat de location, cette clause de réglement, avec non encaissement du chèque de réservation envoyé par le club, donc restitution du chèque d'acompte versé par le club.

Co voiturage

Le club n'assure pas le covoiturage, les participants doivent s'entendre entre eux pour les déplacements.

En cas de prise de son véhicule personnel, celui-ci doit être correctement équipé et en conformité pour circuler et l'assurance véhicule est obligatoire. Lors du covoiturage, les passagers respectent les habitudes du conducteur et, s'engagent à ne pas poursuivre le conducteur en cas d'incidents.

Le bon sens veut que l'on effectue un roulement pour que tout le monde participe à tour de rôle au déplacement en véhicule personnel.

La prise en charge pour la participation aux frais de route doit être définie et élaborée avant le départ.

Optimiser le nombre de véhicule, équilibrer le nombre de passagers par véhicule, afin de réduire les coûts et, d'assurer une cohérence de prix du covoiturage.

Bien prévoir des chaussures de rechange.

Déroulement d'une journée Type :

Avant petit déjeuner, préparation du sac à dos et des victuailles pour repas de midi, pour un départ effectif tout de suite après le petit déjeuner.

Petit déjeuner ensemble (horaire donné par l'hébergeur) si possible entre 7 heures et 7 h 30. - temps du petit déjeuner environ 1/2 heure.

Départ de la randonnée vers les 8 heures (en fonction du service du petit déjeuner) soit en véhicule (prévoir temps de transport avant de démarrer la rando) soit du lieu d'hébergement.

PAUSE casse croûte vers les 10 heures - 10 heures 30

REPAS PIQUE NIQUE vers les 13 heures (entre 1/2 et 1 heure d'arrêt selon les conditions météorologiques).

Des pauses fraicheur sont prévues en cours de journée.

RANDONNEE jusqu'à 17 heures environ et plus si randonnée éloignée du lieu d'hébergement. Distance entre 20 et 25 kilomètres et environ 8 heures de marche (hors pause)

Ces informations sont à titre d'organisation type, à voir avec le chargé d'itinéraires.

REPAS en commun, le soir

En cas de pluie, et selon son intensité, les randonnées sont maintenues, prévoir l'équipement nécessaire. En cas de forte chaleur, randonnée adaptée et parfois modification des horaires.

HORAIRE DE DEPART  du premier jour :

En fonction du lieu d'hébergement, l'horaire de départ varie. Il est souvent demander d'arriver à l'hébergement avant les midi.

Se renseigner chaque fois et consulter le tract d'inscription.

PARCOURS :

Selon rencontre randonnée : Circuits en étoiles et aux alentours du point d'hébergement - circuits en itinérant - circuits en semi itinérant.

Parcours souvent non reconnus (région éloignée) - Indulgence de mise.

Distance et niveau défini par le chargé d'itinéraires.

HEBERGEMENT et RESTAURATION

Toutes demandes particulières concernant la mise à disposition des chambres, l'organisation des repas (ex : changement de plats) doivent être traitées par le chargé d'itinéraires. Chaque participant ne traite pas directement avec les responsables du gîte.

Attendre que tous les participants soient présents avant de prendre possession d'une chambre ou d'un dortoir, car répartition faite par le chargé.

N'OUBLIEZ PAS de prendre :

Votre CARTE D'IDENTITE en cours

Votre LICENCE de l'année en cours

Votre CARTE VITALE et MUTUELLE

Vos ORDONNANCES MEDICALES en cours

Votre CARTE EUROPEENNE D'ASSURANCE MALADIE si séjour dans la communauté.

PASS SANITAIRE

Différents types de mode de paiement : Espèces, Chéquier et carte bancaire.

L'ACCOMPAGNEMENT A RESPECTER :

Les chargés d'itinéraires sont tous des bénévoles du club qui se dévouent pour vous faire profiter de leurs connaissances sur la découverte des sentiers, de la nature et du patrimoine. Il faut les remercier pour leur engagement et les aider dans l'accomplissement de leurs tâches, les soutenir et les encourager.

Devenir chargé d'itinéraires, c'est à la portée de tous et, c'est une belle expérience à vivre. N'hésitez de proposer des rencontres, nous vous aidons.

Il faut être tolérant, le chargé n'a pas obligatoirement reconnu le parcours et, il a droit à des hésitations. L'indulgence est de mise en toutes circonstances.

Relation conduite randonnée L'expérience montre qu'il arrive sur un tracé défini sur une carte dans un secteur non reconnu, des difficultés pour le suivi d'un parcours (balisage manquant, chemins abandonnés ou nouvellement crées, etc) tous ces aléas émettent parfois des doutes de position sur le terrain. Dans ces cas, il faut rester calme et laisser le responsable avec l'aide d'autres participants ayant des connaissances suffisantes dans ce domaine (ex : GPS (attention au type celui de randonnée pas un routier qui est très peu précis sur les sentiers), etc) d'élaborer un plan de continuité du circuit. Chaque ne donne pas son avis, cela complique les choses et c'est souvent sans grande efficacité.

La solution peut être aussi de revenir en arrière sur la dernière position connue et de repartir sur de bonnes bases.

Un esprit d'équipe, de la coopération, de l'entr'aide et du soutien sont nécessaires pour épauler dans ces moments un peu tendus. La confiance aux chargés est plus que nécessaire.

Un maître mot resté grouper pour ne pas créer encore d'autres complications. 

L'investissement des chargés n'est pas une tâche facile. Il faut les encourager et ne pas les démotiver, on est heureux de pouvoir grâce à eux, découvrir des sentiers méconnus.

CONSIGNES MEDICALES :

Tout adhérent doit signaler s'il a des contre indications médicales. S'il suit un traitement particulier, à des allergies (médicaments, insectes, plantes, etc.) il doit prévoir et transporter sur lui, les médicaments appropriés. Ceci afin de rassurer le groupe et tenir compte de ces faits.

Une demande de personne à contacter doit être remplie et signalée au départ de la randonnée.

NIVEAU :

Différents niveaux de randonnée sont proposés selon le séjour (référence Fédération Française de Randonnée) :

Facile : 2 à 4 h de marche - Sortie pour personnes aimant la marche mais qui ne sont pas particulièrement sportives.

Moyen : 4 à 5 h de marche - Marche sur bons sentiers avec une dénivelée positive moyenne de 500 m.

Difficile : 5 à 6 h de marche - Possibilité de passages hors sentiers avec un dénivelé positive moyen de 700m. Pour les marcheurs confirmés et pratiquant régulièrement l’activité.

Sportif : + de 6 h de marche et plus - Nombreux passages hors sentiers avec une dénivelée de 1000m ou supérieur. Itinéraire pour marcheurs chevronnés possédant une excellente condition physique.

CONSULTEZ régulièrement le site pour le suivi des inscriptions et des modifications qui peuvent être apportées.

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